Dipublikasikan Pada 06 Januari 2022

Tips Mengadakan Rapat yang Efektif

Terkadang rapat yang kita buat tidak teratur dan terlalu lama. Sebab dari itu kita harus mengetahui bagaimana mengadakan rapat yang efektif. Rapat adalah kesempatan untuk meningkatkan kerja sama dalam tim, dan mencapai tujuan secara efisien. Rapat yang efektif membutuhkan persiapan yang baik, kepemimpinan, dan pendelegasian tugas. Sebenarnya, mengadakan rapat efektif tidak terlalu sulit jika kita memiliki komitmen untuk mewujudkannya. Yuk kita simak bersama tips dan trick mengadakan rapat yang efektif

 

Tips Mengadakan Rapat yang Efektif

 

   1. Menyiapkan Agenda Rapat Sejak awal 

Yang paling penting dalam rapat agar bisa efektif yaitu dengan membuat atau menyusun agenda rapat dari jauh-jauh hari. Jangan sampai anda  membuat agenda rapat satu hari sebelum acara dimulai. Contohnya rapat pada hari selasa, anda baru membuat agenda rapat pada hari senin malam. Tentu saja ini bisa membuat rapat menjadi tidak efektif. Anda bisa memberitahukan seperti apa agenda tersebut kepada anggota rapat, setidaknya beberapa hari sebelum rapat dilakukan. Cara seperti ini supaya anggota rapat bisa mengetahui dengan baik apa yang harus disiapkan, sehingga tidak memakan waktu.

   2. Mencatat Hal Penting dalam Rapat

Supaya rapat menjadi efektif di masa depan. Catatlah beberapa poin kekurangan pada rapat yang anda buat. Mungkin ada baiknya anda memiliki notula pada setiap rapat untuk mencatat hal-hal penting dan hasil ide yang dibuat pada pertemuan itu. Agar rapat itu lebih efektif. 

   3. Mengatur Jalannya Rapat

Rapat bisa berubah menjadi tidak kondusif dan menjadi percakapan yang topiknya di luar agenda rapat,  Ini tentu akan berdampak pada ke tidak efektifan rapat. Untuk menghindari hal tersebut, anda  sebagai penyelenggara rapat  bisa menjadi moderator untuk mengontrol hal tersebut. Jika  meeting mulai seperti percakapan di luar topik agenda rapat, anda harus menghentikannya dan memfokuskan kembali pada topik pembahasan.

   4. Usahakan Rapat Singkat Tapi Jelas

Biasanya rapat lebih dari satu jam atau bahkan dua jam, dapat membuat peserta menjadi bosan dan tidak kondisif akibatnya rapat akan tidak efektif. Dengan membatasi waktu rapat, maka anggota juga dapat memahami betapa waktu tersebut berharga sehingga memiliki kesadaran untuk mengelola rapat yang efektif sehingga lebih produktif.

   5. Jangan Lupa Sesi Tanya Jawab

Sebelum rapat selesai sebaiknya anda dapat memberitahukan peserta topik atau agenda rapat sebelumnya dan mengingatkan anggota untuk membuat list pertanyaan yang anggota ingin tanyakan. Hal ini dapat menghemat waktu. 

   6. Membuat Kesimpulan 

Terakhir jangan lupa untuk membuat kesimpulan pada akhir rapat. Kesimpulan berkaitan dengan rapat yang sudah dilakukan. Anda juga bisa menentukan target apa yang nantinya akan dicapai. Dengan melakukan cara ini, Anda akan lebih mudah menentukan agenda rapat serta bisa membuat ide supaya menjadi lebih baik lagi.

 

Nah sobat cari itu tips untuk membuat rapat yang efektif. Membuat rapat menjadi lebih efektif memang bukan menjadi hal mudah. Untuk itu membuat rapat yang efektif untuk harus dimulai secara perlahan  ya!

 

Logo CariBoss

CariBoss merupakan aplikasi job finder dengan sistem inovative pertama di Indonesia. Aplikasi ini mempermudah pencari kerja untuk mendapatkan pekerjaan dengan fitur chat dengan bossnya.

CariBoss dapat menghubungkan pencari kerja dengan recruiter secara langsung hanya dengan melalui aplikasi. Cari Kerja? Cari Bossnya Aja!.